Join our Telegram community for the latest on Tele-calling, sales engagement, and more! 
वास्तव में, 89% लीड उत्पन्न करने के लिए अपने मुख्य मार्केटिंग चैनल के रूप में ईमेल का उपयोग करते हैं।
यदि सही ढंग से उपयोग किया जाए, तो जेंटल रिमाइंडर ईमेल किसी भी बात को प्रभावी ढंग से इस्तेमाल करने का एक विनम्र, प्रेरक और professional तरीका हो सकता है।
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल लिखना कभी-कभी काफी कठिन हो सकता है। हालाँकि, ऐसा हमेशा नहीं होता है। हमारे सुझावों का पालन करके, आप मिनटों में एक उत्तम जेंटल रिमाइंडर भेजने में सक्षम होंगे।
इस लेख में, हम बताएंगे कि जेंटल रिमाइंडर ईमेल क्या हैं, उन्हें उनके Format के साथ भेजने का सही समय क्या है? हम विभिन्न स्थितियों में जेंटल रिमाइंडर ईमेल कैसे भेजें, टेम्पलेट्स और कुछ गलतियों की भी जांच करेंगे जिनसे आपको बचना चाहिए।
एक gentle reminder ईमेल एक विनम्र और मैत्रीपूर्ण संदेश है जो किसी को किसी विशेष कार्य, demand या समय सीमा के बारे में याद दिलाने के लिए भेजा जाता है।
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल का उद्देश्य प्राप्तकर्ता (recipient) को बिना ज्यादा दबाव डाले या मांग किए बिना उकसाना है। इसका उपयोग आमतौर पर professional सेटिंग्स के लिए किया जाता है कि महत्वपूर्ण मामलों को अनदेखा या भुलाया न जाए।
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल में, सम्मानजनक रखना महत्वपूर्ण है। आपको प्राप्तकर्ता (recipient) को कार्य की याद दिलाते हुए उसके समय और ध्यान के लिए सराहना व्यक्त करनी चाहिए।
आपको प्राप्तकर्ता (recipient) के व्यस्त schedule को समझते हुए मामले के महत्व पर जोर देने के लिए पर्याप्त होना चाहिए।
देखें – विभिन्न प्रकार के ईमेल टेम्पलेट्स
आपके जेंटल रिमाइंडर ईमेल के लिए subject line आकर्षक होनी चाहिए। याद रखें कि यह पहली चीज़ है जिसे आपका प्राप्तकर्ता (recipient) देखेगा। आपको इसे निश्चित रूप से गिनना होगा!
आप विभिन्न प्रकार के शक्तिशाली phrases में से किसी का भी उपयोग कर सकते हैं जो उनका ध्यान आकर्षित करेगा। उदाहरण के लिए, “kaam avashyak” या “प्रतिक्रिया आवश्यक” आदि जैसे वाक्यांश।
सुनिश्चित करें कि आप अपने संपर्क को यह समझने के लिए पर्याप्त relevant जानकारी शामिल करें कि आप उन्हें किस बारे में याद दिला रहे हैं। अपनी विषय पंक्तियों को संक्षिप्त और सटीक रखने का प्रयास करें।
Vishay Pankhti ( Subject Line) के समान, एकजेंटल रिमाइंडर ईमेल भेजते समय अभिवादन (greetings) एक आवश्यकता है। यह आपके संदेश को professional और साथ ही मित्रतापूर्ण बनाने में मदद करता है।
यदि आप उस व्यक्ति को नहीं जानते हैं या चीजों को Formal रखना चाहते हैं तो आप मानक “श्रीमान” या “श्रीमती” ” का उपयोग कर सकते हैं।
यदि आप अधिक अनौपचारिक लहजा स्थापित करना चाहते हैं, तो मित्रतापूर्ण “हाय” या “हैलो” चुनें।
एक बार जब आप एक उचित अभिवादन (greetings) तैयार कर लेते हैं, तो यह आपके जेंटल रिमाइंडर के मुख्य कारण पर पहुंचने का समय है। आप अपने जेंटल रिमाइंडर संदेश के मुख्य भाग को आसानी से दो अलग-अलग भागों में divide कर सकते हैं:
अभिवादन के बाद, सुनिश्चित करें कि आप short लेकिन polite हों। आप उन्हें जिस भी घटना/मुद्दे के बारे में याद दिला रहे हैं, उसे 2-3 छोटे और समझने में आसान वाक्यों में समझाया जाना चाहिए।
एक बार जब आप अपने ईमेल का मुख्य कारण स्पष्ट रूप से बता देते हैं, तो आप एक सीटीए जोड़ते हैं। CTA बटन या लिंक आपके संपर्क के लिए जल्दी से प्रतिक्रिया देना आसान बनाता है।
याद रखें कि अपनी बात मनवाने के लिए कार्रवाई के लिए एक कॉल ही काफी है। आपको अपने ग्राहक का पूरा ध्यान चाहिए ताकि वे उपरोक्त कार्रवाई के साथ आगे बढ़ सकें।
अपने जेंटल रिमाइंडर ईमेल को अपने प्राप्तकर्ता (recipient) को संदेह का लाभ देकर समाप्त करना हमेशा याद रखें।
एक अच्छा समापन वाक्य होगा “मैं आपके ईमेल की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।” या “इस मामले को प्राथमिकता (Priority) देने के लिए धन्यवाद।”
इसके अलावा, संबंधित सामग्री की पेशकश आपके user आधार को यह दिखाने का एक अच्छा तरीका हो सकता है कि आप परवाह करते हैं।
उदाहरण के लिए, किसी ऑफ़र के शीघ्र समाप्त होने पर एक मैत्रीपूर्ण जेंटल रिमाइंडर संदेश भेजना। यह कुछ प्रमुख उत्पादों (major products) को प्रदर्शित करके आपको अधिक बिक्री में मदद कर सकता है।
अंत में, आखिरी चीज़ जो आपको करनी चाहिए वह है ईमेल पर हस्ताक्षर (signature) करना। अपने अभिवादन की तरह, संपर्क के साथ अपने संबंध पर विचार करें और आप कैसे संपर्क में आना चाहते हैं।
कुछ उपयुक्त संकेतों में “सादर प्रणाम,” “ईमानदारी से,” “फिर से धन्यवाद,” “सर्वश्रेष्ठ सादर,” आदि शामिल हैं।
यहां कुछ जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट दिए गए हैं जिनका उपयोग विभिन्न स्थितियों के लिए किया जा सकता है:
ईमेल आउटरीच सामग्री को बढ़ावा देने का एक बहुत लोकप्रिय तरीका है। जब आपने अभी-अभी एक नई पोस्ट प्रकाशित की है और उसे बढ़ावा देना चाहते हैं तो यह एक उत्तम जेंटल रिमाइंडर ईमेल है।
विषय पंक्ति: लूप में रहें: अंदर रोमांचक अपडेट – चूकें नहीं!
2. देर से भुगतान जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट
देर से भुगतान करने वाले जेंटल रिमाइंडर ईमेल थोड़े मुश्किल हो सकते हैं। मुख्य बात यह है कि आपके ग्राहक को उनके भुगतान का पालन करने के लिए प्रोत्साहन (motivation) प्रदान किया जाए। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको बिना किसी दबाव के ऐसा करना चाहिए।
यह जेंटल रिमाइंडर टेम्पलेट आपके ग्राहक को उनके भुगतान की नियत तारीख पर भेजने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।
विषय पंक्ति: अभी कार्य करें: खाते तक पहुंच बनाए रखने के लिए बकाया भुगतान का समाधान करें
3. इवेंट जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट
बैठकों की तरह ही, किसी भी आयोजन से पहले इवेंट अनुस्मारक ईमेल भेजे जाने चाहिए। ये किसी विशिष्ट कार्यक्रम के समय और स्थान के बारे में संपर्कों को सूचित करने, या भाग लेने के लिए उन्हें धन्यवाद देने के लिए बहुत अच्छे हैं।
यह विशेष जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट किसी के आपके ईवेंट के लिए पंजीकृत होने के बाद अनुवर्ती कार्रवाई के रूप में उपयोग करने के लिए बहुत अच्छा है।
विषय पंक्ति: चूकें नहीं: [इवेंट नाम] के लिए आज ही आरएसवीपी (RSVP) करें
4. बिजनेस जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट
व्यवसाय जेंटल रिमाइंडर ईमेल सभी प्रकार के कार्य-संबंधी संदेशों से संबंधित हो सकते हैं।
इनका उपयोग तब किया जाता है जब आपकी टीम का सदस्य/कर्मचारी किसी कार्य में पीछे होता है और उसे एकजेंटल रिमाइंडर संदेश की आवश्यकता होती है।
विषय पंक्ति: महत्वपूर्ण: परियोजना अद्यतन की आवश्यकता – हम आपकी प्रतीक्षा कर रहे हैं
5. सेल्स जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट
अनुवर्ती कार्रवाई कभी-कभी देर से भुगतान अनुस्मारक जितनी ही मुश्किल हो सकती है। आपको संभावित ग्राहकों को बिना किसी अधीरता या अहंकार के, परिवर्तित करने के लिए सीटीए प्रदान करना होगा।
यहजेंटल रिमाइंडर टेम्पलेट आपकी कंपनी के बारे में अतिरिक्त तथ्य देकर संभावनाओं को समझने में बहुत अच्छा काम करता है।
विषय पंक्ति: अभी चेक इन कर रहा हूँ: कुछ बातें जो आप नहीं जानते होंगे [आपकी कंपनी का नाम]
पढ़ें: B2B बिक्री ईमेल टेम्प्लेट
6. मीटिंग जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट
किसी भी पेशेवर बैठक से पहले, सभी प्रतिभागियों को एक अनुस्मारक ईमेल भेजना काफी महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी इसके बारे में न भूले और हर किसी की याद ताजा हो जाए कि इस दौरान क्या चर्चा होनी है।
यह एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्प्लेट है जिसका उपयोग ऑनलाइन और ऑफलाइन सभी प्रकार की बैठकों के लिए किया जा सकता है। इसमें प्रतिभागियों को इसके उद्देश्य के बारे में याद दिलाने के लिए अतिरिक्त जानकारी शामिल है।
विषय पंक्ति: अपना कैलेंडर चिह्नित करें: हमारी महत्वपूर्ण बैठक न चूकें
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल भेजना महत्वपूर्ण जानकारी संप्रेषित करने और सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है।
हालाँकि, जेंटल रिमाइंडर ईमेल को सावधानी से लेना और सामान्य गलतियों से बचना महत्वपूर्ण है जो उनकी प्रभावशीलता (impactful) को प्रभावित कर सकते हैं।
यहां पांच सामान्य गलतियां हैं जिनसे आपको बचना चाहिए:
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल बनाते समय, अपने संदेश के उद्देश्य के बारे में विशिष्ट और स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है।
” जेंटल रिमाइंडर” या “महत्वपूर्ण सूचना (important information)” जैसी सामान्य विषय पंक्तियों का उपयोग करने से बचें। इसके बजाय, Recipient का ध्यान खींचने के लिए विषय वस्तु का संक्षिप्त सारांश प्रदान करें और स्पष्ट रूप से बताएं कि ईमेल किस बारे में है।
सकारात्मक रिश्तों को बनाए रखने के लिए अपने जेंटल रिमाइंडर ईमेल में विनम्र और सम्मानजनक लहजा बनाए रखना महत्वपूर्ण है।
हमेशा मैत्रीपूर्ण अभिवादन के साथ शुरुआत करें और पूरे संदेश में विनम्र भाषा का प्रयोग करें। मांग करने या कृपालु दिखने से बचें, भले ही प्राप्तकर्ता ( Recipient) समय सीमा चूक गया हो या प्रतिबद्धता भूल गया हो।
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल में प्राप्तकर्ता (recipient) से अपेक्षित कार्रवाई या प्रतिक्रिया की स्पष्ट रूपरेखा होनी चाहिए।
आवश्यक कदमों, समय-सीमाओं, या आवश्यक अतिरिक्त जानकारी को स्पष्ट रूप से बताकर गलतफहमी की कोई गुंजाइश छोड़ने से बचें। इससे प्राप्तकर्ताओं (recipients) को यह समझने में मदद मिलती है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और आगे भ्रम या देरी की संभावना कम हो जाती है।
आज की तेज़-तर्रार दुनिया में, लोगों के पास अक्सर लंबे ईमेल पढ़ने के लिए सीमित समय होता है। प्राप्तकर्ताओं (recipients) पर अत्यधिक विवरण या अनावश्यक जानकारी डालने से बचें।
अपने जेंटल रिमाइंडर ईमेल को संक्षिप्त, केंद्रित और सटीक रखें। मुख्य जानकारी को उजागर करने के लिए बुलेट पॉइंट या क्रमांकित सूचियों का उपयोग करें, जिससे पाठक के लिए इसे आत्मसात करना और कार्रवाई करना आसान हो जाता है।
जैसा कि आपने देखा, जब कोई महत्वपूर्ण बात सामने आती है तो अनुस्मारक ईमेल काफी उपयोगी होते हैं। इसके अतिरिक्त, उनकी तब भी आवश्यकता होती है जब कुछ होना चाहिए था लेकिन नहीं हुआ।
यहां कुछ स्थितियाँ दी गई हैं जिनमें अनुस्मारक भेजने से लाभ हो सकता है:
समय पर भुगतान पूरा करना मानक व्यावसायिक शिष्टाचार है। चीजें हो सकती हैं, लेकिन आपके पास अभी भी अपने बकाया पर अधिकार है।
यदि समय सीमा बीत चुकी है और आपको वादा किया गया धन नहीं मिला है, तो एक जेंटल रिमाइंडर भेजने के बारे में दोषी महसूस न करें।
आज की व्यापारिक दुनिया में, कोई भी श्रमिक एक द्वीप नहीं है। यदि कोई निर्धारित समय में कार्य पूरा करने में विफल रहता है, तो पूरी परियोजनाएँ पिछड़ सकती हैं।
इसे ध्यान में रखते हुए, बहुत अधिक समय बीतने से पहले एकजेंटल रिमाइंडर ईमेल भेजना बेहतर होगा।
कुछ घटनाएँ या समय सीमाएँ चूकने के जोखिम के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं। इसलिए, आप यह सुनिश्चित करने के लिए पहले से ही एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल भेज सकते हैं कि हर कोई ट्रैक पर रहे
कभी-कभी, आपको ही भुगतान करना होता है लेकिन विक्रेता चालान भेजना भूल जाता है। वैकल्पिक रूप से, शायद आपने कुछ ऑर्डर किया हो और वह नहीं आया हो।
आपका व्यवसाय उन चालानों या उत्पादों पर निर्भर हो सकता है। वैसे, संबंधित व्यक्ति से संपर्क करना और जांच करना पूरी तरह से ठीक है।
यदि आप सक्रिय रूप से नौकरी की दौड़ में हैं, तो एक अनुवर्ती ईमेल आपकी सफलता की संभावना बढ़ा सकती है।
हालाँकि, ध्यान रखें कि नियुक्ति प्रबंधक के पास संदेशों की बाढ़ न आ जाए। लेकिन, सही समय पर दिया गया एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल निश्चित रूप से आपको अलग दिखने में मदद कर सकता है।
कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जहाँ किसी ने कुछ करने और दोबारा संपर्क करने का वादा किया था, लेकिन ऐसा नहीं किया।
एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल संपर्क को पुनः स्थापित करने में मदद कर सकता है। इसके अलावा, आपको पता चलता है कि क्या काम उनके दिमाग से छूट गया है या आप मदद के लिए कुछ भी कर सकते हैं।
किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय, आप प्रगति पर अपडेट प्रदान करने या महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने के लिए एकजेंटल रिमाइंडर ईमेल भेज सकते हैं।
इतना ही नहीं, यह टीम के सदस्यों को लंबित कार्यों के बारे में भी याद दिलाता है और सभी को ट्रैक पर रखता है और परियोजना के लक्ष्यों के प्रति संरेखित रखता है।
किसी कार्यक्रम के लिए प्राप्तकर्ताओं (recipient) को आरएसवीपी (RSVP) की याद दिलाने के लिए एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल भेजने से आयोजकों को सटीक गणना करने में मदद मिलती है।
इसके अलावा, यह सुनिश्चित करता है कि प्रतिभागी महत्वपूर्ण विवरण न चूकें, और प्रभावी संचार चैनल बनाए रखने में मदद करता है।
यदि कोई सदस्यता या सदस्यता समाप्त होने वाली है, तो प्राप्तकर्ता (recipient) को सूचित करने के लिए एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल भेजा जा सकता है।
इस ईमेल में, आप वांछित सेवाओं या लाभों तक निर्बाध पहुंच सुनिश्चित करने के लिए नवीनीकरण के निर्देश भी प्रदान कर सकते हैं
आज की तेज़-तर्रार दुनिया में, प्रभावी संचार बनाए रखने में जेंटल रिमाइंडर ईमेल महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।
यहां चैटजीपीटी (chatgpt) संकेतों के पांच उदाहरण दिए गए हैं जो विशेष रूप से जेंटल रिमाइंडर ईमेल उत्पन्न करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं:
इस चैटजीपीटी (chatgpt)प्रॉम्प्ट के साथ, आप अपनी टीम के सदस्यों या व्यावसायिक सहयोगियों को किसी भी आगामी बैठक के बारे में प्रभावी ढंग से याद दिला सकते हैं।
[तारीख] को [समय] पर आगामी टीम मीटिंग के बारे में [नाम] को याद दिलाने के लिए एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल लिखें। बैठक के एजेंडे को शामिल करें और उनकी उपस्थिति और योगदान के महत्व पर जोर दें। बैठक का एजेंडा है [एजेंडा विवरण]
इस चैटजीपीटी (chatgpt) प्रॉम्प्ट की सहायता से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपको किसी भी घटना के लिए समय पर आरएसवीपी (RSVP) प्राप्त हो।
[तारीख] को [इवेंट नाम] में उनकी उपस्थिति के संबंध में [नाम] से प्रतिक्रिया का अनुरोध करने वाला एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल उत्पन्न करें। नियोजित मनोरंजक गतिविधियों का उल्लेख करें और खानपान व्यवस्था के लिए सटीक संख्या की आवश्यकता पर जोर दें। मनोरंजक गतिविधियों में [गतिविधि विवरण] शामिल हैं
इस ChatGPT प्रॉम्प्ट के साथ, आप किसी भी विलंबित भुगतान के लिए विनम्र तरीके से एक जेंटल रिमाइंडर भेज सकते हैं।
एकजेंटल रिमाइंडर ईमेल बनाएं जिसमें [नाम] से प्रदान की गई [सेवाओं] के लिए [भुगतान राशि] के बकाया भुगतान का निपटान करने के लिए कहा जाए। मूल चालान संख्या [चालान संख्या का उल्लेख करें], देय तिथि (देय तिथि निर्दिष्ट करें) शामिल करें, और उसकी सुविधा के लिए विभिन्न भुगतान विकल्प प्रदान करें। शामिल किए जाने वाले भुगतान विकल्प हैं [भुगतान विकल्प]
इस चैटजीपीटी ( CHATGPT) प्रॉम्प्ट की सहायता से, आप आने वाली projects के लिए आवश्यक अपडेट या कोई महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त कर सकेंगे।
[projects का नाम] के लिए [विशिष्ट डेटा] के संबंध में [नाम] के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करने के लिए एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल लिखें। विनम्रतापूर्वक डेटा की स्थिति के बारे में पूछताछ करें और रिपोर्ट जमा करने की आगामी समय सीमा [अंतिम तिथि] पर जोर दें।
आप अपने ग्राहकों से फीडबैक या समीक्षा एकत्र करने के लिए इस चैटजीपीटी (CHATGPT) प्रॉम्प्ट का उपयोग कर सकते हैं।
[नाम] से [उत्पाद] की recent products खरीद पर अपनी प्रतिक्रिया साझा करने के लिए एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल जेनरेट करें। उनके इनपुट के लाभों पर प्रकाश डालें और उनकी सुविधा के लिए ग्राहक समीक्षा प्लेटफ़ॉर्म का सीधा लिंक प्रदान करें। उनके बहुमूल्य योगदान के लिए पहले से ही सराहना व्यक्त करें
कुल मिलाकर, एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल विभिन्न बिंदुओं को संप्रेषित (communicated) करने के लिए संपर्कों तक पहुंचने का एक त्वरित आसान तरीका है।
याद रखें कि अनुस्मारक ईमेल के पीछे मुख्य उद्देश्य किसी व्यक्ति से कार्य करवाना है। चाहे वह वापस ईमेल करके हो, आपको वापस कॉल करके हो, या काम भेजकर हो।
ईमेल के अंत तक, उन्हें अच्छी तरह पता होना चाहिए कि आप उनसे क्या कराना चाहते हैं। इसके साथ ही, उन्हें यह भी समझना चाहिए कि आप उनसे यह कब और कैसे करवाना चाहते हैं।
ऊपर दिए गए दिशानिर्देश (guidance) , अनुस्मारक ईमेल प्रारूप और टेम्पलेट आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए एक बेहतरीन संदर्भ (reference) होने चाहिए। जल्द ही, आप gentle reminder लिखेंगे जो कुछ ही समय में परिणाम (
result) लाएंगे!
FREE GUIDE
Get your copy of the ultimate guide to lead generation through telecalling (scripts included)
By submitting this form, I give my consent to receive message/email/whatsapp and updates to my number or email address
